La ricerca di contratti governativi richiede ai professionisti degli acquisti di dedicare settimane a esaminare metodicamente database e documenti, il tutto mentre si corre contro scadenze implacabili.
Oggi, questa scena sta rapidamente cambiando poiché l’intelligenza artificiale trasforma questo processo tradizionalmente manuale, offrendo nuovi strumenti in grado di ridurre il tempo per la scrittura delle proposte fino al 70%.
L’adozione dell’IA sta rimodellando il modo in cui le aziende sviluppano le loro offerte per il governo, afferma un esperto nel settore aerospaziale e della difesa. Dall’identificazione delle opportunità alla stesura di risposte tecniche complesse, l’IA semplifica quasi ogni aspetto del processo di contrattazione governativa.
In aprile 2023, un importante gruppo ha annunciato un investimento di 1 miliardo di dollari per espandere e potenziare le proprie offerte globali relative all’IA. Sono state create soluzioni specifiche per l’aerospazio e la difesa, comprese le scienze volo e IA per il design ingegneristico. “Ma l’IA per la scrittura delle proposte è l’applicazione più frequentemente richiesta”, è stato riportato.
Questi non sono i tradizionali chatbot. La nuova generazione di strumenti IA è appositamente progettata per navigare nel complesso mondo della contrattazione governativa, dove i protocolli di sicurezza sono severi e le posta in gioco è alta, poiché una sola proposta può determinare l’andamento finanziario di un’azienda.
Oltre l’automazione di base, la tecnologia oltrepassa il semplice trattamento documentale. I moderni sistemi di IA possono esaminare vasti database di richieste governative su portali ufficiali per identificare contratti che allineano con le capacità di un’azienda. Possono analizzare richieste di proposta complesse e persino aiutare a redigere proposte evidenziando i punti di forza di un’azienda, garantendo nel contempo la conformità alle rigide normative governative.
Per i contraenti di nicchia nel settore spaziale, ad esempio, la capacità dell’IA di mirare precisamente a opportunità rilevanti elimina innumerevoli ore di ricerca manuale attraverso i database federali. “Può essere difficile per un’azienda spaziale commerciale capire a quale contratto della Space Force candidarsi,” è stato segnalato. “Questa tecnologia aiuta a evitare di perdere tempo a inseguire opportunità non allineate e a concentrarsi specificamente sul loro campo di competenza.”
Transformare il processo di proposta è cruciale. Tradizionalmente, il processo di risposta alle RFP governative richiede molte risorse. Team di scrittori, esperti di materia e funzionari della conformità spendono settimane a esaminare centinaia di pagine di requisiti, assicurandosi che ogni specifica sia soddisfatta e ogni domanda risponda. Alcune RFP possono avere scadenze brevi, mettendo pressione sulle aziende per fornire proposte complete rapidamente.
Una particolare applicazione potente è la capacità di elaborare enormi documenti di regolamentazione governativa. In discussioni con un fornitore di satelliti, è stata fornita una prova di concetto sfruttando l’IA generativa per comprendere meglio i requisiti di certificazione della NASA.
Nonostante i guadagni in efficienza, gli esperti del settore sottolineano che l’IA non sostituisce l’expertise umana. “La nostra posizione è che l’IA non è uno strumento di sostituzione. È uno strumento di accelerazione”, è stato riportato. “Vogliamo che gli individui e gli esperti della vostra azienda infondano la loro creatività umana in una risposta, ma utilizzino servizi di IA generativa per rimuovere i passaggi non necessari.”
Questa visione è condivisa da numerose aziende emergenti nel panorama dell’IA, che stanno ampliando i loro servizi di scrittura di proposte negli Stati Uniti.
La sicurezza e la conformità sono tra le sfide più grandi nell’introdurre l’IA nei contratti governativi. Strumenti commerciali di IA non sono consentiti negli ambienti cloud governativi sicuri richiesti per i contraenti della difesa. Pertanto, ogni strumento IA deve essere costruito su piattaforme autorizzate.
Con la domanda di strumenti di scrittura e sviluppo di proposte alimentati dall’IA che attira investimenti, sta diventando chiaro che questa tecnologia è destinata a trasformare il processo di gara complesso. Un importante investitore ha dichiarato che le prospettive sono positive.
Dal punto di vista militare, l’adozione dell’IA è cauta. Si prevede di utilizzare l’IA per valutare le proposte dell’industria, attualmente un processo interamente manuale. “Ci piacerebbe vedere più utilizzo dell’IA nel ciclo di vita degli acquisti per aiutarci con le selezioni di fonti, le valutazioni tecniche, le proposte”, è stato dichiarato.
Alcune aziende stanno già vedendo i benefici dell’adozione dell’IA. Un’azienda nel settore delle comunicazioni spaziali utilizza modelli linguistici di grandi dimensioni per adattare le proposte al gergo tecnico specifico delle agenzie governative. “Stiamo scoprendo che l’IA è veramente utile per supportare le risposte alle proposte addestrandola su scritture passate,” è stato riferito.
Anche se non ci sono ancora dati concreti sui contratti vinti grazie alle proposte assistite dall’IA, i primi segnali sembrano positivi. La tecnologia continua a evolversi rapidamente, ma è fondamentale mantenere un controllo umano di qualità nel processo, per mantenere un equilibrio delicato tra IA e operatore umano.
Questo articolo è apparso per la prima volta nella rivista SpaceNews di novembre 2024.